Uma pergunta recorrente entre empresas que já usam ou estão avaliando usar a Lei do Bem é: quando, ao longo do ano, esse planejamento deveria realmente começar? A resposta direta é: muito antes do que a maioria das empresas imagina.
Por que esperar o fechamento do exercício é tarde demais
Ao longo desta série, discutimos repetidamente que a qualidade da documentação técnica depende de ser produzida durante a execução do projeto, não reconstruída meses depois. Empresas que só começam a pensar na Lei do Bem no início do ano seguinte, quando já é hora de prestar contas ao MCTI, perderam a janela mais importante para documentar adequadamente o que aconteceu ao longo do ano anterior.
Um calendário anual de referência
Um calendário de planejamento bem estruturado começa no primeiro trimestre do ano-calendário, com a revisão e o mapeamento de projetos de P&D esperados para o ano, mesmo que ainda em fase de planejamento. Ao longo do segundo e terceiro trimestres, o foco deveria estar em documentar continuamente os projetos em execução e acompanhar a segregação de despesas mês a mês. No quarto trimestre, a atenção se volta à consolidação dos dados do ano e à preparação para o fechamento fiscal.
O papel do primeiro trimestre
Revisar, no início do ano, quais projetos técnicos estão planejados ou já em andamento permite que a empresa comece a documentação desde o primeiro dia de execução, em vez de tentar reconstruir isso depois. Esse também é o momento de revisar se a empresa ainda atende aos requisitos de Lucro Real e se as premissas de planejamento tributário do ano anterior continuam válidas.
O papel do meio do ano
Entre o segundo e o terceiro trimestre, vale fazer uma checagem intermediária: os projetos mapeados no início do ano ainda estão em andamento como esperado? Novos projetos surgiram e precisam ser incorporados ao mapeamento? A segregação de despesas está sendo mantida de forma consistente, ou já existem lacunas de documentação que precisam ser corrigidas antes que o tempo torne isso mais difícil?
O papel do fechamento do exercício
Próximo ao final do ano-calendário, a empresa deveria consolidar as informações já coletadas ao longo dos meses anteriores, calcular o percentual de exclusão aplicável considerando incremento de pesquisadores e eventuais patentes concedidas, e preparar a documentação final que sustentará tanto a apuração fiscal quanto a prestação de contas ao MCTI, cujo prazo se estende até 31 de agosto do ano seguinte.
Por que esse ritmo contínuo reduz risco
Empresas que mantêm esse ritmo de revisão trimestral, em vez de tratar a Lei do Bem como uma tarefa concentrada em poucas semanas no início do ano seguinte, produzem documentação naturalmente mais robusta, porque ela reflete o que realmente aconteceu, registrado próximo ao momento em que aconteceu, em vez de uma reconstrução feita a partir de memória e registros fragmentados meses depois.
A conexão com o comitê de governança da Lei do Bem
O comitê de governança discutido anteriormente nesta série é o mecanismo natural para sustentar esse calendário anual, com reuniões conectadas aos marcos trimestrais mencionados, garantindo que a responsabilidade de manter esse ritmo não dependa do esforço isolado e eventualmente esquecido de uma única pessoa dentro da empresa.
Vale começar agora, independentemente de em que mês o ano está
Empresas que ainda não têm esse calendário estruturado não precisam esperar o início de um novo ano-calendário para começar. Iniciar esse ritmo de revisão a partir do momento presente, ainda que no meio do ano, já é melhor do que continuar postergando para o próximo ciclo completo, e permite capturar parte do valor que, de outra forma, seria perdido por falta de documentação contínua.
