Depois de todo o esforço de identificar um edital, estruturar uma proposta e conseguir aprovação, a execução do projeto exige uma função que muitas empresas subestimam: um gestor de projetos dedicado a garantir que tudo aconteça conforme planejado, e devidamente documentado.
Por que essa função é diferente de liderança técnica
O líder técnico do projeto foca em resolver os desafios de engenharia, pesquisa ou desenvolvimento propriamente ditos. O gestor de projetos, por outro lado, cuida da coordenação entre cronograma, orçamento, documentação e comunicação com a FINEP, funções que exigem atenção contínua e frequentemente ficam em segundo plano quando a mesma pessoa acumula as duas responsabilidades.
As responsabilidades centrais do gestor de projetos
Acompanhar o cronograma físico e financeiro do plano de trabalho aprovado, identificando desvios antes que se tornem problemas maiores; organizar a documentação de despesas realizadas, garantindo que cada gasto tenha o comprovante e a justificativa adequados para a prestação de contas futura; e ser o ponto de contato formal com a FINEP para dúvidas, solicitações de prorrogação ou eventuais ajustes no plano de trabalho original.
Por que a comunicação proativa com a FINEP importa
Projetos de inovação, por natureza, frequentemente exigem ajustes ao longo do caminho. Um gestor de projetos que comunica proativamente à FINEP quando um desvio relevante do plano original acontece, com justificativa técnica clara, tende a manter uma relação mais saudável com o financiador do que uma empresa que só se comunica quando questionada ou no momento da prestação de contas final.
Como isso reduz o risco na prestação de contas
Como discutido anteriormente, a prestação de contas depende de documentação organizada ao longo de toda a execução, não reconstruída ao final. Um gestor de projetos dedicado a manter esse controle contínuo é o que transforma a prestação de contas final em um exercício de compilação, em vez de uma reconstrução trabalhosa e sujeita a lacunas.
O perfil ideal para essa função
Empresas de maior porte costumam ter um escritório de projetos (PMO) que absorve essa função para múltiplos projetos simultâneos, incluindo os financiados por fomento externo. Empresas menores, sem essa estrutura, costumam designar essa responsabilidade a alguém do time financeiro ou de operações, com dedicação parcial, desde que essa pessoa tenha clareza sobre a importância da função, mesmo sendo uma responsabilidade não técnica dentro do projeto.
O que fazer quando o cronograma sai do previsto
Descobrir, no meio da execução, que uma etapa vai demorar mais do que planejado é comum em projetos de inovação. O gestor de projetos deve avaliar rapidamente o impacto desse atraso no cronograma geral, decidir se uma solicitação formal de prorrogação junto à FINEP é necessária, e documentar claramente a justificativa técnica para esse ajuste, evitando que o desvio seja descoberto apenas na prestação de contas final, quando já é tarde para negociar um ajuste formal.
A conexão com a governança mais ampla de inovação
Empresas que já têm um comitê de inovação ou um comitê de governança específico para incentivos fiscais, discutidos anteriormente nesta série, se beneficiam de conectar o gestor de projetos financiados pela FINEP a essa mesma estrutura de governança, garantindo visibilidade da liderança sobre o andamento desses projetos financiados externamente, não apenas dos projetos financiados com recurso próprio da empresa.
Vale designar essa função antes de iniciar a execução
Empresas que já têm um projeto aprovado, mas ainda não designaram formalmente quem será responsável pela gestão da execução do ponto de vista administrativo e de prestação de contas, devem fazer essa designação antes do início efetivo do projeto, evitando que essa responsabilidade fique difusa entre o time técnico até que um problema de documentação já tenha se acumulado.
