A Lei do Bem (Lei nº 11.196/2005) é o principal incentivo fiscal à inovação tecnológica do Brasil. No ano-base 2024, mais de 4.200 empresas utilizaram o benefício, direcionando R$ 51,6 bilhões a atividades de P&D em cerca de 14 mil projetos, com renúncia fiscal estimada em R$ 12 bilhões. Um dos pilares que sustenta esse valor é o gasto com recursos humanos: salários, encargos sociais e trabalhistas de pesquisadores são, na prática, o principal componente dos dispêndios elegíveis da maioria das empresas.
Mas há um ponto que gera dúvidas recorrentes, com riscos concretos: como enquadrar e comprovar, de forma adequada, as horas dos pesquisadores contratados pelo regime CLT? O que distingue um pesquisador “exclusivo” de um “parcial”? Qual documentação resiste a uma auditoria do MCTI ou da Receita Federal?
Este guia responde a essas perguntas de forma direta, acompanhando as atualizações normativas mais recentes.
O que a Lei do Bem entende por pesquisador?
Antes de falar em horas, é necessário entender quem pode ser enquadrado como pesquisador para fins da Lei do Bem. A legislação não exige pós-graduação: basta que o profissional possua escolaridade mínima de técnico de nível médio e atue efetivamente em atividades de pesquisa tecnológica e desenvolvimento de inovação tecnológica: pesquisa básica dirigida, pesquisa aplicada ou desenvolvimento experimental.
O que importa é a natureza da atividade exercida, não o cargo ou a denominação registrada em carteira. Um analista de software que passa o tempo desenvolvendo algoritmos inéditos para resolver um problema técnico sem solução conhecida pode ser enquadrado. Um engenheiro que executa projetos de rotina, sem incerteza tecnológica envolvida, não pode.
Essa distinção é frequentemente confundida nas descrições dos formulários FORMP&D entregues ao MCTI. Empresas costumam descrever o que o produto faz, suas funcionalidades, sem explicar o problema tecnológico que precisou ser superado, qual abordagem foi usada e por que havia risco de que não funcionasse. Essa lacuna é uma das inconsistências mais apontadas pelos avaliadores do ministério.
Pesquisador exclusivo vs. pesquisador parcial: a divisão que define o benefício
A Lei do Bem distingue dois perfis de pesquisadores:
Pesquisador exclusivo: aquele que dedica mais de 80% de sua carga horária a projetos de P&D incentivados. Toda a sua remuneração, incluindo salário, encargos sociais e trabalhistas, é elegível como dispêndio.
Pesquisador parcial: aquele que dedica menos de 80% de sua jornada a projetos de P&D. Nesse caso, apenas a fração das horas efetivamente dedicadas à inovação pode ser computada como dispêndio elegível.
A exclusividade também determina um benefício adicional: quando o número de pesquisadores exclusivos cresce em relação ao ano anterior, a empresa pode ampliar o percentual de exclusão fiscal dos dispêndios com P&D. Esse mecanismo é um dos mais relevantes para o planejamento tributário dentro da Lei do Bem.
A mudança de 2025 que afeta o cálculo de pesquisadores exclusivos
A partir do ano-base 2024, a metodologia de apuração do incremento de pesquisadores exclusivos foi alterada de forma significativa. O modelo anterior considerava a média ponderada de meses trabalhados ao longo do ano, o que permitia compor o incremento mesmo com pesquisadores admitidos ou desligados durante o exercício.
O novo critério é estático: contam apenas os pesquisadores com contratos ativos em 31 de dezembro do ano-base. A comparação se dá entre o total de contratos vigentes nessa data e o mesmo número em 31 de dezembro do ano anterior. Pesquisadores admitidos em março e desligados em outubro, por exemplo, deixam de contribuir para o cálculo do incremento.
Para o ano-base 2024, o MCTI estabeleceu uma regra de transição: as empresas puderam optar pelo método mais favorável. A partir do ano-base 2025, cuja prestação de contas ocorre no FORMP&D de 2026, o novo modelo passa a ser obrigatório.
O impacto prático dessa mudança é direto: o planejamento da contratação de pesquisadores precisou deixar de ser uma decisão reativa ao final do ano para se tornar parte da estratégia de inovação desde o início do exercício.
Como comprovar as horas dedicadas à inovação: o que a legislação exige
O apontamento de horas como documento central
Para os pesquisadores CLT, tanto exclusivos quanto parciais, a comprovação das horas dedicadas à P&D é feita por meio do apontamento de horas, também chamado de timesheet. Esse registro deve ser:
- Individualizado: por pesquisador, não por equipe ou departamento.
- Por projeto: cada hora precisa ser alocada a um projeto de P&D específico, identificado no FORMP&D.
- Contínuo: não é um documento que se preenche retroativamente no final do ano. O registro deve acompanhar a execução do projeto ao longo do tempo.
O MCTI sinaliza de forma clara que a ausência de correspondência entre os gastos de recursos humanos e os projetos declarados é uma das inconsistências mais comuns encontradas nas análises de formulários. Pessoas em tempo parcial sem evidência de qual papel exercem nos projetos, equipes com dedicação integral muito pequenas em relação ao escopo declarado, e pessoal de apoio computado como pesquisador exclusivo são exemplos frequentemente identificados nas auditorias.
O que integra o dispêndio elegível com pesquisadores CLT?
Para pesquisadores com dedicação exclusiva, a base de cálculo dos dispêndios elegíveis inclui:
- Salário (pecúnia e utilidades como alimentação e habitação)
- Encargos sociais: FGTS, INSS patronal, PIS/PASEP, INCRA, SAT, Sistema S, salário-educação, salário-família
- Encargos trabalhistas: férias, um terço de férias, 13º salário, horas extras relacionadas a P&D, licenças remuneradas
Para pesquisadores parciais, o mesmo conjunto de verbas é elegível, mas proporcionalmente ao percentual de horas alocadas em P&D. Se um pesquisador dedica 50% da jornada à inovação, 50% do seu pacote remuneratório pode ser computado como dispêndio.
Quais documentos protegem a empresa em caso de auditoria?
O novo FORMP&D, integrado à base de dados da Receita Federal, realiza cruzamento automatizado de informações. Uma das inconsistências já identificadas pelo TCU em auditoria divulgada em fevereiro de 2025 foi justamente a diferença de quase R$ 1 bilhão entre os salários declarados como gastos de P&D e os registros oficiais de empregados (RAIS e CAGED). Isso indica que a comprovação precisa ser sólida em duas frentes: a técnica (o que o pesquisador faz) e a trabalhista (o que os sistemas oficiais registram).
Os documentos que formam uma comprovação consistente incluem:
- Registros de apontamento de horas (timesheets), com assinatura ou aprovação do gestor responsável pelo projeto.
- Descrição técnica dos projetos, contendo: o problema tecnológico endereçado, a abordagem metodológica adotada, as hipóteses testadas, as datas de início e fim, e os resultados obtidos, inclusive tentativas sem sucesso, que evidenciam o risco tecnológico envolvido.
- Memória de cálculo dos dispêndios, relacionando cada pesquisador ao projeto em que atuou, com a proporção de horas alocadas e os valores correspondentes.
- Documentação trabalhista coerente com o que está declarado no FORMP&D: contratos de trabalho, holerites, registros em RAIS e CAGED e, para pesquisadores exclusivos, evidência de que o profissional estava de fato alocado integralmente a atividades de P&D.
- Para reclassificação de pesquisadores já existentes na empresa como exclusivos, é necessário que haja alteração contratual formal e realocação efetiva para projetos de PD&I. A reclassificação retroativa, sem respaldo documental, é uma das situações com maior risco de glosa.
A armadilha do pesquisador de apoio técnico
A Lei do Bem prevê a figura do pessoal de apoio técnico como dispêndio elegível, ou seja, profissionais que apoiam diretamente a execução de atividades de P&D, como técnicos de laboratório, por exemplo. Contudo, o crescimento desse grupo não conta como incremento de pesquisadores exclusivos para fins do benefício adicional de exclusão fiscal.
Confundir pessoal de apoio com pesquisador exclusivo é um erro que aparece com frequência nos formulários analisados pelo MCTI e é motivo frequente de glosa. A distinção precisa estar clara tanto na descrição do projeto quanto no apontamento de horas.
Quanto vale o benefício sobre os salários de pesquisadores CLT?
Para tornar a questão concreta: um pesquisador CLT com salário mensal de R$ 10.000 gera um custo total para a empresa entre R$ 16.000 e R$ 18.000 por mês, considerando encargos patronais, provisões de férias, 13º e FGTS. Todo esse montante, quando o profissional é enquadrado como exclusivo e há comprovação adequada, é elegível como dispêndio de P&D.
Sobre esse valor, a Lei do Bem permite uma exclusão adicional de 60% a 80% da base tributável para fins de IRPJ e CSLL. Em termos práticos, a empresa pode abater até 180% do gasto com esse pesquisador de sua base de lucro tributável, o que representa uma redução efetiva de tributos de até 34% sobre o valor superdimensionado, considerando a alíquota combinada de IRPJ e CSLL.
Essa conta deixa clara a relevância de uma comprovação adequada: o erro de documentação não glosa apenas o dispêndio: ele pode comprometer o incremento de pesquisadores e, com ele, o percentual de exclusão adicional sobre todos os gastos de P&D da empresa.
Por onde começar a organizar a comprovação de horas
Organizar o controle de horas de pesquisadores CLT para a Lei do Bem não exige ferramentas sofisticadas de partida, mas exige consistência. Algumas práticas que fazem diferença na prática:
- Definir os projetos de P&D antes de iniciar o exercício fiscal, com escopo técnico claro, datas previstas e equipe responsável.
- Adotar uma ferramenta de apontamento de horas: pode ser uma planilha estruturada, mas o ideal é um sistema que registre data, projeto, atividade realizada e aprovação do gestor. Ferramentas específicas para a Lei do Bem já integram esse registro com o preenchimento do FORMP&D.
- Revisar o apontamento mensalmente, não apenas no momento da prestação de contas. Discrepâncias identificadas ao longo do ano são corrigíveis; as descobertas em agosto, prazo atual de entrega do FORMP&D após alteração da Portaria MCTI 9.563/2025, dificilmente são.
- Garantir coerência entre o apontamento de horas e os sistemas trabalhistas oficiais: RAIS, CAGED, folha de pagamento e contratos devem refletir o que está sendo declarado ao MCTI.
- Documentar o conteúdo técnico do trabalho, não apenas o tempo dedicado. O timesheet registra “quanto”. O relatório técnico explica “o quê” e “por quê”. Ambos são necessários.
A Lei do Bem completou duas décadas em 2025. Nesse tempo, o programa amadureceu, e as exigências de comprovação também. Empresas que tratam a documentação de pesquisadores como uma tarefa de compliance de fim de ano perdem parte relevante do benefício e se expõem a riscos desnecessários. Quem estrutura o processo desde o início do exercício, com apontamento preciso e descrições técnicas consistentes, aproveita o incentivo de forma segura e previsível.
