Diferente de um edital de fomento, a Lei do Bem não tem um processo formal de “inscrição” com aprovação prévia. O benefício é de fruição automática, o que significa que a habilitação, na prática, é um processo interno de diagnóstico e organização, não um pedido a um órgão externo.
Passo 1: confirmar o regime tributário
O primeiro filtro é verificar se a empresa está no Lucro Real e apurou lucro fiscal no ano-calendário em questão. Sem isso, não há base de cálculo sobre a qual aplicar a exclusão adicional, e o restante do processo perde sentido até que esse requisito seja atendido.
Passo 2: mapear atividades de P&D existentes
O segundo passo é revisar, área por área, quais atividades técnicas envolveram incerteza real e exigiram testes ou iteração até chegar a um resultado. Esse mapeamento costuma revelar atividades elegíveis que nunca foram tratadas formalmente como “projeto de P&D” dentro da empresa.
Passo 3: segregar despesas por projeto
Depois de identificar os projetos elegíveis, é preciso segregar as despesas ligadas a cada um: pessoal, materiais, serviços de terceiros e depreciação de equipamentos usados especificamente naquele projeto. Empresas que não têm esse hábito de segregação costumam levar mais tempo nesse passo do que imaginavam, porque a informação financeira geralmente está organizada por centro de custo departamental, não por projeto técnico.
Passo 4: calcular o percentual de exclusão aplicável
Com as despesas segregadas, aplica-se o percentual de exclusão adicional correspondente: 60% como base, com acréscimos possíveis conforme o crescimento do quadro de pesquisadores exclusivos e a existência de patentes concedidas no período. Esse cálculo determina o valor que será excluído da base de cálculo do IRPJ e da CSLL.
Passo 5: organizar a documentação técnica
Cada projeto elegível precisa de um memorial descritivo que explique a natureza da atividade, a incerteza técnica enfrentada e os resultados obtidos. Essa documentação é o que sustenta o benefício diante de qualquer questionamento futuro, e fica mais fácil de produzir quando escrita ao longo do projeto, não meses depois.
Passo 6: aplicar a exclusão na apuração do IRPJ e da CSLL
Com o cálculo e a documentação prontos, a exclusão é lançada no Livro de Apuração do Lucro Real, reduzindo a base de cálculo dos tributos devidos naquele ano. Esse é o momento em que o benefício efetivamente se converte em economia tributária para a empresa.
Passo 7: prestar informações ao MCTI
Por fim, a empresa presta contas ao Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação sobre os projetos e valores utilizados, dentro do prazo anual estabelecido, hoje fixado em 31 de agosto de cada ano, referente ao ano-base anterior. Esse envio é feito pelo formulário eletrônico do MCTI e é o que dá transparência ao uso do benefício.
Erros que atrasam a primeira habilitação
Empresas na primeira habilitação costumam perder tempo em pontos específicos: esperar o fechamento do exercício fiscal para começar a mapear projetos, em vez de fazer isso ao longo do ano; tentar reconstruir despesas de projetos antigos sem controle financeiro por projeto já existente; e deixar a redação do memorial descritivo para os últimos dias antes do prazo do MCTI.
Quanto tempo leva esse processo na primeira vez
Para uma empresa que nunca usou o benefício, o diagnóstico inicial e a segregação de despesas costumam ser as etapas mais demoradas, podendo levar algumas semanas dependendo do tamanho da operação e da organização financeira já existente. Nos anos seguintes, com a rotina já estabelecida, o processo tende a ficar significativamente mais rápido, porque a segregação de despesas e a documentação técnica passam a ser produzidas continuamente, não retroativamente.
Vale começar mesmo sem certeza total
Empresas que hesitam em começar por não terem certeza se vão aproveitar o benefício de forma perfeita na primeira tentativa tendem a perder tempo. O mapeamento inicial não compromete a empresa a nada, e é justamente esse primeiro diagnóstico que revela se vale a pena seguir adiante com o cálculo completo.
