Despesas de pessoal costumam representar a maior parcela do valor elegível na Lei do Bem, mas também são a parte do cálculo que mais gera glosa em fiscalização. Isso acontece menos por má-fé e mais por um problema estrutural: a maioria das empresas sabe quem trabalha em P&D, mas não documenta com precisão quanto tempo cada pessoa realmente dedica a isso.
Quais despesas de pessoal podem ser incluídas na Lei do Bem?
Podem ser incluídos os salários, encargos sociais e, quando devidamente documentada a dedicação, a remuneração variável de colaboradores que atuam em atividades de pesquisa tecnológica e desenvolvimento de inovação, conforme os artigos 17 a 26 da Lei 11.196/2005. O ponto central não é o cargo formal do colaborador, mas o tempo comprovado que ele dedica a projetos elegíveis.
Cargos que costumam gerar dúvida
Times de P&D raramente são compostos só por quem tem “pesquisador” ou “engenheiro” no cargo. Na prática, é comum encontrar dúvida sobre a elegibilidade de:
- Líderes técnicos e gerentes de engenharia que dividem tempo entre gestão de equipe e trabalho direto em projetos
- Analistas de qualidade (QA) que testam funcionalidades diretamente ligadas ao desenvolvimento experimental
- Product managers que participam da definição técnica de projetos de inovação, e não apenas da parte comercial do produto
- Estagiários e trainees alocados em times de P&D, cuja elegibilidade depende do enquadramento da atividade, não do tipo de contrato
O guia da Lei do Bem publicado pela ANPEI define pesquisador exclusivo como quem dedica mais de 80% das suas horas a projetos de inovação tecnológica. Abaixo desse patamar, o colaborador ainda pode ter parte da sua remuneração incluída no cálculo, mas de forma proporcional, não integral.
O que é o rateio de tempo em P&D e por que ele é o ponto mais frágil do cálculo?
O rateio de tempo é a divisão proporcional da remuneração de um colaborador entre o tempo dedicado a projetos elegíveis de P&D e o tempo dedicado a outras atividades, quando ele não trabalha exclusivamente em pesquisa. Esse rateio é considerado, na prática de consultorias e escritórios especializados, um dos pontos que mais motivam autuação fiscal, porque muitas empresas o calculam com base em uma estimativa genérica, e não em um controle de horas reportável para fins de comprovação.
Se um colaborador dedica metade do tempo a um projeto de P&D e a outra metade a atividades administrativas rotineiras, apenas a parcela proporcional da sua remuneração deve compor a base de cálculo do benefício. O problema não está na regra em si, que é razoavelmente simples, mas na forma como as empresas comprovam esse percentual quando questionadas.
Como documentar o rateio corretamente
Uma estimativa genérica de dedicação, definida uma vez no início do projeto e nunca revisada, é a versão mais frágil desse controle. O padrão mais defensável combina três elementos:
- Apontamento de horas por projeto, feito de forma individual, e não em bloco por equipe ou departamento
- Atualização periódica do rateio, especialmente quando o colaborador muda de projeto ou reduz a dedicação técnica ao longo do ano
- Memória de cálculo documentada, conectando o apontamento de horas à folha de pagamento e à informação prestada ao MCTI, para que os três não fiquem descolados entre si
Sem esse tripé, a empresa ainda pode aplicar o benefício, mas fica mais exposta caso a apuração seja questionada, já que a ausência de prova material da dedicação pode levar à desconsideração de todo o incentivo aproveitado, não apenas da parcela referente ao colaborador em questão.
Reconstruir esse apontamento depois do fato, quando a fiscalização já está em curso, raramente funciona. O apontamento de horas precisa refletir a rotina real do colaborador enquanto ela acontece, e não uma reconstituição feita a partir da memória de quem estava no projeto meses ou anos atrás. É por isso que empresas com times de P&D maduros tendem a integrar esse controle a ferramentas já usadas no dia a dia do time técnico, como sistemas de gestão de projetos, em vez de depender de uma planilha paralela alimentada manualmente uma vez por mês.
Pesquisadores e pessoal de apoio técnico: por que essa distinção importa
A Instrução Normativa RFB 1.187/2011 e o Decreto 5.798/2006 tratam colaboradores dedicados a P&D em duas categorias distintas: pesquisadores propriamente ditos, com formação técnica ou superior voltada à atividade de pesquisa, e pessoal de apoio, que dá suporte operacional aos projetos sem necessariamente desenhar ou executar a parte técnica da pesquisa. Essa distinção não é apenas conceitual: ela também influencia o cálculo do incremento de pesquisadores exclusivos, que é o gatilho para elevar o percentual de exclusão adicional de 60% para 70% ou 80%.
Por isso, o mesmo controle de horas que sustenta o rateio das despesas de folha também alimenta esse outro cálculo. Uma empresa que documenta mal a dedicação dos seus colaboradores não perde só precisão na base de despesas elegíveis, ela também perde visibilidade sobre se está de fato aumentando o quadro de pesquisadores exclusivos ano a ano, o que pode significar deixar de aplicar um percentual maior de exclusão ao qual teria direito.
Um exemplo simplificado de rateio
Considere um líder técnico com salário mensal de R$ 18.000, mais encargos sociais equivalentes a 70% desse valor, totalizando um custo mensal de R$ 30.600. Se o apontamento de horas mostrar que ele dedica 40% do seu tempo a um projeto de P&D elegível e o restante a atividades de gestão não relacionadas à pesquisa, apenas R$ 12.240 desse custo mensal, os 40%, devem compor a base de cálculo da Lei do Bem naquele mês.
Sem apontamento de horas, é comum que esse mesmo colaborador seja incluído a 100% do custo, ou fique de fora do cálculo por precaução, quando na verdade uma dedicação parcial bem documentada poderia agregar valor real ao benefício sem expor a empresa a risco.
Pró-labore e sócios-fundadores: quando entram no cálculo
Em empresas menores, é comum simplesmente excluir o pró-labore de sócios que atuam diretamente em projetos de P&D, por entender que esse tipo de remuneração não se qualifica como salário. Esse ponto exige análise caso a caso: como a natureza jurídica do pró-labore é diferente da folha CLT, a inclusão depende de uma avaliação específica sobre o enquadramento da atividade exercida pelo sócio e da documentação que sustente essa dedicação, e não deve ser assumida como regra geral sem esse exame.
Encargos sociais: o que compõe a base junto ao salário
Junto ao salário-base, entram na conta os encargos sociais diretamente vinculados à folha do colaborador elegível, como INSS patronal, FGTS, 13º salário e férias proporcionais. Esses encargos seguem o mesmo percentual de rateio aplicado ao salário: se apenas 50% do tempo do colaborador é elegível, os encargos também entram na base nessa mesma proporção.
Exemplos de cargos e dedicação comum em times de P&D
| Cargo | Dedicação típica a P&D | Observação |
| Pesquisador/engenheiro dedicado | Acima de 80% | Enquadra-se como pesquisador exclusivo, conforme guia ANPEI |
| Líder técnico com gestão de equipe | 40% a 60% | Requer rateio documentado por apontamento de horas |
| Analista de QA em projetos de inovação | 30% a 50% | Elegível na proporção do tempo em testes ligados ao projeto |
| Product manager técnico | 20% a 40% | Elegibilidade depende do grau de envolvimento na definição técnica |
Os percentuais acima são ilustrativos e variam conforme a estrutura de cada empresa; o que não varia é a necessidade de sustentar esses números com apontamento real, não com uma média assumida.
Erros que geram glosa nesse tipo de despesa
- Aplicar um percentual de dedicação fixo para toda a equipe, sem apontamento individualizado
- Não atualizar o rateio quando um colaborador migra de projeto ao longo do ano
- Incluir 100% da remuneração de colaboradores híbridos, sem proporcionalizar pelo tempo realmente dedicado a P&D
- Deixar de conectar o controle de horas com o que foi informado ao MCTI e com a Escrituração Contábil Fiscal, gerando inconsistência entre as bases
- Tratar estagiários e temporários alocados em P&D com a mesma régua de elegibilidade usada para CLT efetivo, sem revisar o enquadramento específico do vínculo
Revisando a folha de pagamento antes do próximo cálculo
Boa parte do valor perdido na Lei do Bem não vem de despesa inelegível, e sim de despesa elegível mal documentada. Revisar como sua empresa apura o rateio de tempo dos times de P&D antes do fechamento do próximo ano-base é uma forma direta de reduzir esse risco. Se sua empresa quiser apoio para estruturar esse controle e revisar a folha de pagamento sob a ótica da Lei do Bem, a Grownt pode ajudar a organizar esse processo com segurança.
