Glosa é o termo usado quando a Receita Federal desconsidera, total ou parcialmente, uma despesa que a empresa havia incluído no cálculo do benefício fiscal. Entender os erros que mais levam a esse tipo de questionamento é a melhor forma de evitar perder, anos depois, um benefício já aproveitado.
Erro 1: documentação técnica genérica
O erro mais recorrente é um memorial descritivo que não detalha com precisão qual era a incerteza técnica do projeto, o que foi testado e qual resultado foi alcançado. Descrições genéricas como “desenvolvimento de melhorias no sistema” não sustentam a natureza de P&D da atividade diante de uma fiscalização mais detalhada.
Erro 2: rateio de tempo sem apontamento real
Incluir 100% da remuneração de colaboradores que na verdade dividem o tempo entre P&D e outras atividades, sem um controle de horas que comprove essa dedicação, é uma das causas mais comuns de glosa parcial. A ausência de apontamento individualizado enfraquece a defesa da empresa mesmo quando a atividade em si era genuinamente elegível.
Erro 3: despesas sem nexo claro com o projeto
Incluir despesas de materiais, serviços ou equipamentos sem uma conexão documentada e específica com um projeto de P&D identificável é outro erro recorrente. Despesas genéricas de operação, lançadas na Lei do Bem apenas porque estavam próximas fisicamente ou organizacionalmente de um projeto técnico, tendem a ser glosadas quando não há evidência clara do vínculo direto.
Erro 4: dupla contagem com outros incentivos
Despesas que já foram cobertas por subvenção econômica da FINEP ou por outro benefício fiscal específico não podem compor novamente a base de cálculo da Lei do Bem. Empresas que não segregam claramente o que foi financiado por cada instrumento correm o risco de duplicidade, que costuma ser identificada e glosada em fiscalizações mais aprofundadas.
Erro 5: inconsistência entre o que foi informado ao MCTI e a escrituração contábil
Divergências entre os valores informados no formulário do MCTI e os valores efetivamente lançados na Escrituração Contábil Fiscal chamam atenção imediata em qualquer cruzamento de dados feito pela Receita Federal. Manter esses dois conjuntos de informação alinhados, com a mesma memória de cálculo por trás dos dois, é essencial para evitar esse tipo de questionamento.
Erro 6: classificar como P&D atividade de rotina
Tratar como elegível uma atividade que, na prática, era apenas manutenção, adaptação ou aplicação de conhecimento já dominado pela equipe, sem incerteza técnica real, é um erro que costuma aparecer quando a empresa está sob pressão para aumentar o valor do benefício sem ter atividade elegível suficiente para justificar isso.
Erro 7: falta de conexão entre patente ou incremento de pesquisadores e o cálculo
Aplicar o percentual elevado de exclusão (70%, 80% ou o acréscimo por patente) sem que a documentação comprove de forma clara o crescimento real do quadro de pesquisadores exclusivos ou a conexão entre a patente concedida e o projeto específico é outro erro que fragiliza a apuração diante de questionamento.
Como reduzir o risco de glosa
A prevenção mais eficaz combina três práticas: documentar o memorial técnico durante a execução do projeto, não meses depois; manter apontamento de horas real para colaboradores com dedicação parcial a P&D; e revisar, antes do envio ao MCTI, se os valores declarados batem exatamente com o que está lançado na contabilidade da empresa.
O que fazer se a empresa já usou o benefício sem esse rigor
Empresas que já aplicaram a Lei do Bem em anos anteriores sem essa documentação robusta não precisam entrar em pânico, mas devem revisar retroativamente, na medida do possível, se a documentação existente sustenta o que foi apurado. Corrigir o processo daqui para frente, com controles mais rigorosos, é o passo mais importante para reduzir a exposição a glosa em fiscalizações futuras.
