Em muitas organizações, uma parte relevante do trabalho técnico, de engenharia, TI, operação e backoffice esconde esforços de melhoria contínua que poderiam ser enquadrados como inovação, gerando ganhos competitivos e até acesso a incentivos à inovação, porém esse potencial permanece invisível porque é tratado apenas como rotina. As empresas mais inovadoras aprenderam a traduzir essas atividades do dia a dia em projetos de inovação elegíveis, com objetivos claros, responsáveis definidos, registros estruturados e resultados mensuráveis, o que cria uma base concreta para comprovar esforços de P&D, buscar benefícios fiscais e direcionar investimentos futuros com mais segurança.
Por que tantas atividades inovadoras são tratadas como rotina
Grande parte das empresas realiza ajustes em processos, desenvolve melhorias em sistemas internos, testa novos materiais ou configurações de equipamentos e apoia times técnicos que resolvem problemas complexos recorrentemente. Na prática, isso envolve pesquisa, experimentação, desenvolvimento de soluções e aprendizagem organizacional, mas, sem uma visão estruturada, essa agenda aparece apenas como suporte, manutenção ou atendimento operacional no centro de custo.
Alguns fatores explicam esse cenário:
- falta de linguagem comum sobre o que caracteriza inovação elegível;
- ausência de processos internos para registrar hipóteses, testes, erros e resultados;
- dificuldade de separar horas rotineiras das horas dedicadas a desenvolvimento tecnológico;
- pouca integração entre times técnicos, financeiro, fiscal e jurídico.
Empresas que evoluem nesse tema fazem um movimento deliberado de identificar essas atividades dispersas, dar forma de projeto para elas e conectar o esforço técnico com uma visão estratégica de inovação.
O que as empresas mais inovadoras fazem de forma diferente
- Traduzem problemas do dia a dia em desafios de inovação
Em vez de tratar falhas de processo, gargalos de produção ou limitações de sistemas apenas como incidentes pontuais, empresas mais inovadoras formulam esses pontos como desafios de inovação, definindo objetivos específicos de desempenho, qualidade, custo, prazo ou segurança. Essa mudança leva a uma abordagem mais estruturada, em que o time descreve o problema, registra as alternativas avaliadas e documenta o caminho escolhido, o que se aproxima muito do modelo de projeto exigido por programas de inovação.
- Estruturam atividades em forma de projeto, com escopo, cronograma e responsáveis
Uma prática recorrente em empresas que conseguem comprovar inovação é transformar iniciativas que antes eram vistas como “tarefas contínuas” em projetos com começo, meio e fim. Isso inclui:
- definição de escopo técnico, entregáveis e premissas;
- registro de marcos importantes, como fases de estudo, protótipo, teste e implementação;
- identificação de responsáveis e membros da equipe;
- acompanhamento de custos, horas e insumos dedicados à iniciativa.
Quando esse formato é adotado, fica mais simples demonstrar quais atividades são elegíveis como inovação e quais permanecem como operação normal.
- Documentam experimentação, erros e aprendizados
Projetos de inovação elegíveis exigem evidências de que houve incerteza técnica, pesquisa de alternativas e experimentação. Empresas mais maduras no tema mantêm um registro organizado de:
- hipóteses testadas e critérios utilizados;
- falhas, testes não conformes e ajustes necessários;
- resultados técnicos, ganhos de produtividade ou qualidade;
- decisões tomadas com base nesses aprendizados.
Além de apoiar processos de prestação de contas, essa documentação cria um histórico que pode ser reutilizado em novos projetos, evitando retrabalho e acelerando o desenvolvimento de soluções futuras.
- Conectam a rotina técnica com indicadores e dados
Empresas que transformam atividades rotineiras em projetos de inovação elegíveis costumam trabalhar com indicadores de performance conectados diretamente aos projetos. Em vez de apenas acompanhar volumes produzidos ou chamados atendidos, elas monitoram dados como:
- redução percentual de retrabalho, defeitos ou perdas;
- aumento de produtividade por hora trabalhada ou por linha de produção;
- diminuição de tempo de ciclo ou de tempo médio de atendimento;
- impacto financeiro estimado ou realizado com a inovação.
Essa visão quantitativa dá robustez ao argumento de que determinado esforço técnico foi, de fato, um projeto de inovação, e não apenas uma ação pontual de ajuste.
- Criam processos internos para identificar e registrar projetos elegíveis
Outro diferencial das empresas mais inovadoras é que elas não dependem apenas da iniciativa individual dos times técnicos. Normalmente existe um fluxo interno para:
- mapear potenciais projetos de inovação nas áreas de negócio;
- orientar líderes e especialistas sobre o que pode ser enquadrado como inovação;
- classificar iniciativas com base em critérios técnicos e legais;
- centralizar registros em uma base única, acessível a áreas financeira, fiscal e de inovação.
Essa governança reduz o risco de deixar de aproveitar projetos que poderiam ser considerados elegíveis e cria previsibilidade para o crescimento do portfólio de inovação.
Como começar a transformar rotina em projetos de inovação elegíveis
Para empresas que estão em estágio inicial, alguns passos podem acelerar essa transformação:
- Mapear atividades com componente técnico relevante
Identificar times, processos e áreas em que há maior complexidade técnica, como P&D, engenharia, TI, automação, laboratório, melhoria contínua e operação crítica. - Criar um formato simples de ficha de projeto
Adotar um modelo padronizado que permita registrar rapidamente objetivo, problema a ser resolvido, equipe, hipóteses, experimentos e resultados, favorecendo a formalização de iniciativas. - Sensibilizar lideranças e especialistas
Promover conversas com gestores e equipes técnicas para mostrar exemplos concretos de atividades rotineiras que passaram a ser tratadas como projetos de inovação e geraram benefícios para a empresa. - Conectar inovação à estratégia e à área financeira
Estabelecer um canal regular entre responsáveis pela inovação, controladoria e área fiscal, de forma que os projetos elegíveis sejam identificados, classificados e acompanhados com foco em retorno econômico e conformidade. - Aprimorar gradualmente o nível de documentação
Começar com registros básicos e, conforme o time ganha maturidade, evoluir para documentações mais completas, com relatórios técnicos, bases de dados, dashboards e evidências mais detalhadas.
Ao adotar essas práticas, as empresas conseguem enxergar o valor inovador escondido em atividades que antes eram classificadas apenas como manutenção ou suporte, convertem esses esforços em projetos de inovação elegíveis e constroem uma base mais sólida para acessar incentivos, fortalecer a competitividade e direcionar investimentos de forma mais estruturada ao longo do tempo.
