A Lei do Bem é um dos principais incentivos fiscais para inovação no Brasil e permite que empresas que investem em pesquisa e desenvolvimento (P&D) reduzam a carga de IRPJ e CSLL. Mesmo assim, muitas organizações deixam de aproveitar todo o potencial de captação de recursos por falhas de processo, documentação incompleta e falta de integração entre áreas.
A seguir, veja dicas práticas para otimizar o uso da Lei do Bem e tornar o processo mais estratégico e previsível.
Entenda o papel da Lei do Bem na estratégia de inovação
Antes de ajustar o processo, é importante enxergar a Lei do Bem como parte da estratégia de inovação e não apenas como um benefício fiscal isolado.
Empresas que estruturam seus projetos de P&D com foco em resultado tecnológico e impacto no negócio conseguem:
- aumentar o volume de investimentos em inovação
- reduzir o custo efetivo dos projetos por meio dos incentivos fiscais
- criar uma base consistente de dados para decisões futuras
Essa visão ajuda a conectar times de inovação, financeiro e fiscal em torno de um mesmo objetivo: investir melhor e capturar mais benefícios.
Estruture um portfólio claro de projetos de P&D
Um passo decisivo para otimizar a captação de recursos via Lei do Bem é ter um portfólio de projetos de P&D bem definido. Em vez de tentar enquadrar qualquer iniciativa como inovação, vale adotar critérios objetivos.
Inclua em cada projeto:
- descrição do problema ou desafio tecnológico
- objetivos técnicos e metas de desenvolvimento
- etapas e cronograma (planejamento, testes, validação, implantação)
- indicadores de sucesso e resultados esperados, mesmo que ainda incertos
Com isso, a empresa ganha clareza sobre quais projetos têm aderência à Lei do Bem e evita discussões extensas apenas no fechamento do exercício.
Padronize a documentação desde o início do projeto
A qualidade da documentação é determinante para a apuração do benefício. Em vez de reunir tudo de forma corrida ao final do ano, é mais eficiente criar uma rotina de registros ao longo de todo o ciclo do projeto.
Alguns documentos que ajudam muito na hora de comprovar P&D:
- atas de reuniões técnicas e decisões de projeto
- relatórios de experimentos, testes e resultados intermediários
- registros de falhas, ajustes de rota e novas hipóteses
- evidências de protótipos, versões e melhorias do produto ou processo
- controle de horas da equipe dedicada à inovação
- notas fiscais vinculadas diretamente aos projetos de P&D
Esse padrão de documentação reduz o risco de inconsistências e torna o processo de captação mais rápido e confiável.
Crie centros de custo específicos para inovação
Outro ponto central para otimizar o uso da Lei do Bem é organizar as despesas de forma que seja possível identificar com clareza o que está ligado a P&D.
Uma boa prática é criar centros de custo específicos para:
- salários e encargos da equipe de P&D
- contratação de serviços técnicos, testes e laboratórios
- aquisição de equipamentos, ferramentas e softwares usados em P&D
- materiais de consumo diretamente associados aos experimentos
Essa separação facilita a análise de elegibilidade, reduz retrabalho na apuração dos benefícios fiscais e apoia a gestão do orçamento de inovação.
Integre as áreas técnica, financeira, fiscal e jurídica
O aproveitamento da Lei do Bem depende tanto da robustez técnica dos projetos quanto da correta interpretação da legislação fiscal. Por isso, a integração entre áreas é essencial.
Algumas ações práticas:
- realizar reuniões periódicas entre inovação/P&D, financeiro, fiscal e jurídico
- definir critérios internos para enquadramento de projetos na Lei do Bem
- alinhar o tipo de custos que serão considerados elegíveis
- criar fluxos claros de comunicação e aprovação de informações
Quando essas áreas atuam de forma coordenada, a empresa consegue aumentar a segurança das informações, reduzir riscos de glosa e otimizar o benefício gerado.
Defina critérios de elegibilidade e governança de inovação
Governança de inovação não se limita à criação de projetos, mas também à forma como eles são aprovados, acompanhados e encerrados.
Para tornar o processo da Lei do Bem mais eficiente, vale:
- diferenciar atividades rotineiras de iniciativas com risco tecnológico
- formalizar regras sobre o que será considerado P&D
- instituir comitês ou fóruns de avaliação de projetos de inovação
- registrar responsáveis técnicos e patrocinadores internos de cada projeto
Essa governança dá previsibilidade à empresa quanto ao volume de despesas elegíveis e ao potencial de benefícios fiscais ao longo do ano.
Use ferramentas de gestão de projetos e de dados
A adoção de sistemas de gestão de projetos e de dados traz mais controle e visibilidade sobre as iniciativas de P&D.
Com ferramentas adequadas é possível:
- registrar marcos, entregas e atividades de cada projeto
- centralizar documentos técnicos e financeiros
- acompanhar horas alocadas por colaborador e por projeto
- cruzar despesas por centro de custo, área e tipo de investimento
Além disso, o uso de analytics permite simular cenários de benefício fiscal, relacionando investimento em inovação com economia de IRPJ e CSLL, o que apoia a tomada de decisão.
Faça revisões periódicas e simulações de benefício
Em vez de tratar a Lei do Bem apenas no fechamento do exercício, é interessante adotar uma rotina de revisão periódica, por exemplo, trimestral ou semestral.
Nessas revisões, a empresa pode:
- verificar se a documentação está sendo gerada de forma adequada
- ajustar o portfólio de projetos de P&D, priorizando os mais aderentes
- revisar as despesas elegíveis e identificar lacunas de registro
- simular o potencial de benefício fiscal com base no lucro projetado
Essa visão antecipada permite corrigir rota a tempo, evitar surpresas e otimizar o volume total de recursos captados via Lei do Bem.
Considere apoio especializado para ganhar maturidade
A Lei do Bem envolve conceitos técnicos de inovação e requisitos formais de natureza contábil e fiscal. Muitas empresas ganham eficiência ao contar com apoio especializado, especialmente nas fases iniciais ou em momentos de expansão do portfólio de P&D.
Consultorias, escritórios especializados ou times internos dedicados podem ajudar a:
- avaliar a aderência dos projetos aos critérios de P&D
- fortalecer a argumentação técnica nos relatórios
- organizar processos e rotinas para os próximos anos
- mitigar riscos em eventuais questionamentos ou fiscalizações
Esse suporte contribui para que a empresa evolua em maturidade e transforme a Lei do Bem em um componente estável de sua estratégia de inovação.
