A DIRBI (Declaração de Incentivos, Renúncias, Benefícios e Imunidades de Natureza Tributária) é uma obrigação mensal que dá visibilidade, para a Receita Federal, aos benefícios tributários efetivamente usufruídos pela pessoa jurídica. Como ela cruza informações com outras escriturações e declarações, o risco típico não é apenas “esquecer de entregar”, mas entregar com base de cálculo, período, código de benefício ou valores inconsistentes. Uma auditoria preventiva, feita alguns dias antes do envio, costuma reduzir retrabalho, retificações e exposição a autuações, especialmente em empresas com múltiplos incentivos, unidades e rotinas descentralizadas.
Pelo regramento, a DIRBI deve ser entregue até o dia 20 do segundo mês seguinte ao período de apuração. E as penalidades são relevantes: atraso ou ausência pode gerar multa mensal calculada sobre a receita bruta (0,5% a 1,5%, conforme a faixa), limitada a 30% do valor dos benefícios usufruídos, além de multa de 3% (mínimo de R$ 500) sobre valor omitido, inexato ou incorreto.
O que checar primeiro: prazo, obrigatoriedade e “mês sem movimento”
Antes de entrar em números, valide três pontos que geram erro recorrente:
- Prazo correto do período: a DIRBI do período deve ser enviada até o dia 20 do segundo mês seguinte (ex.: apuração 10/2024, entrega até 20/12/2024).
- Entrega mensal e centralizada: a apresentação é mensal e feita de forma centralizada pela matriz, mesmo que o benefício esteja em filial.
- Mês sem fatos a declarar: se não houver fatos no período, a pessoa jurídica não deve apresentar a DIRBI daquele mês. Isso evita “declaração zerada” que depois conflita com apurações internas e controles de benefício.
Onde surgem as inconsistências mais comuns na DIRBI
Em auditorias internas, as divergências tendem a vir de cinco origens:
- Classificação incorreta do benefício (seleção do item errado do Anexo/benefício, ou uso de parâmetros antigos).
- Período de apuração desalinhado (benefício apurado trimestral/anual sendo alocado no mês errado, ou competência contábil não compatível com a apuração tributária).
- Base e metodologia (benefício calculado em planilha com premissas diferentes do fechamento fiscal).
- Consolidação por CNPJ (matriz/filiais, aquisições, reorganizações societárias, operações centralizadas).
- Integração de dados (origem em ERP, fiscal e contábil sem trilha de auditoria, com ajustes manuais sem evidência).
A boa prática aqui é tratar a DIRBI como um “resumo controlado” do que foi efetivamente usufruído no período, com rastreabilidade para documentos e apurações que sustentem os valores.
Roteiro de auditavoria preventiva em 7 etapas
Além do risco operacional, a DIRBI tem um componente claro de risco financeiro:
- Atraso ou não apresentação: multa mensal (por mês ou fração) sobre a receita bruta, com alíquotas de 0,5% (até R$ 1 milhão), 1% (de R$ 1.000.000,01 a R$ 10 milhões) e 1,5% (acima de R$ 10 milhões), limitada a 30% do valor dos benefícios usufruídos.
- Omissão, inexatidão ou incorreção: multa de 3% sobre o valor omitido/inexato/incorreto, com mínimo de R$ 500.
- Cobrança por lançamento de ofício: a multa por atraso é exigida por lançamento, isto é, a empresa recebe a cobrança.
Em termos práticos, isso significa que um erro pequeno em valor pode virar custo desproporcional se ele se repetir por alguns meses, e um atraso “curto” pode gerar autuação mesmo sem intenção.
Como encaixar a auditoria no calendário sem “virar projeto”
Um modelo simples para equipes enxutas é:
- D-10 a D-7: fechar inventário do mês e consolidar dados.
- D-6 a D-4: reconciliação e trilha de auditoria (amostras + pontos críticos).
- D-3 a D-2: aprovações internas e ajustes.
- D-1: transmissão e arquivamento da pasta de auditoria.
Como o prazo é até o dia 20 do segundo mês seguinte, dá para operar com janela segura sem depender do último dia.
Se a sua empresa tem mais de um benefício fiscal ativo, múltiplas unidades ou muitos ajustes manuais no fechamento, comece pela criação do inventário de benefícios e pela reconciliação mensal padronizada. Em geral, essa dupla medida resolve a maior parte das inconsistências que levam a retificações e aumenta a rastreabilidade caso a Receita solicite comprovação.
