Em projetos de P&D, a distinção entre Capex e Opex costuma parecer clara em teoria, mas se torna ambígua quando aplicada à realidade operacional. Um mesmo projeto pode envolver horas de equipe interna, contratação de terceiros, uso intensivo de nuvem, compra de equipamentos, desenvolvimento de software e construção de protótipos. Quando esses gastos não são classificados com critérios consistentes, surgem distorções na leitura de custos, fragilidade em auditorias e dificuldade para defender decisões financeiras e fiscais ao longo do tempo.
Dados internacionais ajudam a colocar esse debate em perspectiva. Levantamentos da OCDE indicam que, mesmo em economias avançadas, a maior parte do dispêndio em P&D ainda é reconhecida como despesa operacional. Em setores intensivos em conhecimento, como software e serviços tecnológicos, estima-se que entre 60% e 70% dos gastos estejam associados a folha, serviços e custos recorrentes, normalmente tratados como Opex quando não há capitalização formalmente estruturada.
O que Capex e Opex significam no contexto de P&D
Opex representa gastos reconhecidos diretamente no resultado do período, geralmente porque não geram um ativo identificável e controlável com benefício econômico futuro mensurável de forma confiável. Em P&D, isso inclui atividades exploratórias, testes iniciais, experimentação e esforços em que ainda não há clareza técnica suficiente para sustentar a criação de um ativo.
Capex, por sua vez, está associado a gastos que resultam na criação ou aquisição de um ativo, material ou intangível, capaz de gerar benefícios econômicos futuros e cujo custo pode ser mensurado com razoável precisão. Em P&D, esse ativo costuma assumir duas formas principais: equipamentos e infraestrutura de uso continuado, ou intangíveis resultantes de desenvolvimento tecnológico que já superaram a fase de pesquisa.
Normas contábeis amplamente adotadas, como o CPC 04 e o IAS 38, reforçam essa separação ao estabelecer que gastos de pesquisa devem ser reconhecidos como despesa, enquanto gastos de desenvolvimento só podem ser capitalizados quando critérios cumulativos são atendidos. Na prática, relatórios de auditoria mostram que apenas uma parcela minoritária dos projetos de P&D alcança esse nível de maturidade, o que explica por que, mesmo em empresas consolidadas, menos de 30% dos custos totais de P&D costumam ser capitalizados.
Como construir uma classificação defensável
Uma classificação defensável começa menos pela natureza do gasto e mais pelas perguntas certas. Primeiro, é necessário identificar se existe um ativo claramente definido e controlado pela empresa. Sem essa definição, a tendência conservadora é o reconhecimento como Opex. Em seguida, é preciso avaliar se o gasto é diretamente atribuível à colocação desse ativo em condição de uso, excluindo custos gerais e administrativos que não tenham relação causal comprovável. Por fim, deve haver evidência mínima de benefício econômico futuro e capacidade de mensurar os custos de forma confiável.
Esses critérios ajudam a reduzir um erro comum em P&D: tentar capitalizar esforços ainda claramente exploratórios. A ausência de separação objetiva entre pesquisa e desenvolvimento é uma das principais causas de ajustes e questionamentos em auditorias, justamente porque dificulta demonstrar quando o projeto deixou de ser tentativa e erro e passou a ser construção deliberada de um ativo.
O que normalmente pode ser Capex em P&D
Equipamentos e infraestrutura técnica usados de forma recorrente em atividades de P&D tendem a ser classificados como Capex, desde que haja expectativa de uso continuado. Isso inclui máquinas de laboratório, instrumentos de medição, servidores dedicados e custos diretamente atribuíveis à sua instalação e entrada em operação.
No caso de intangíveis, o desenvolvimento pode ser capitalizado quando o projeto já apresenta viabilidade técnica demonstrável, escopo definido, intenção clara de conclusão e capacidade de gerar benefícios futuros. Exemplos comuns incluem desenvolvimento de software interno, plataformas tecnológicas e componentes que façam parte de um produto ou processo a ser utilizado ou comercializado. Mesmo nesses casos, a capitalização exige controle rigoroso de custos e documentação que comprove a transição da fase de pesquisa para desenvolvimento.
O que tende a permanecer como Opex
Atividades de pesquisa exploratória, provas de conceito iniciais, treinamentos, capacitação de equipes, manutenção rotineira de sistemas e custos administrativos gerais costumam permanecer como Opex. O mesmo vale para retrabalho, correções decorrentes de falhas operacionais e consumo de recursos que não resultam em um ativo identificável.
Serviços em nuvem, uso de dados e computação intensiva para testes e experimentos geralmente também são reconhecidos como despesa, ainda que possam ser tratados como custos diretos do projeto para fins gerenciais. A distinção entre controle gerencial e reconhecimento contábil é relevante para evitar interpretações equivocadas.
Itens recorrentes que exigem mais cuidado
Folha de pagamento e horas internas são um dos pontos mais sensíveis. Quando a equipe está envolvida em pesquisa, discovery e experimentação, a classificação como Opex é mais consistente. A capitalização só se sustenta quando há controle de horas por projeto e fase, vinculação clara ao desenvolvimento capitalizável e critérios objetivos de aprovação.
Contratação de terceiros segue lógica semelhante. Consultorias exploratórias e estudos iniciais tendem a ser despesa, enquanto entregas técnicas incorporáveis a um ativo podem sustentar Capex, desde que haja escopo definido, aceite formal e evidência de integração ao resultado do desenvolvimento.
Por que isso importa além da contabilidade
Classificar corretamente Capex e Opex em P&D não é apenas uma exigência normativa. Empresas que não estruturam essa separação tendem a distorcer indicadores como margem, EBITDA e retorno sobre investimento em inovação, dificultando decisões sobre continuidade, priorização ou encerramento de projetos. Estudos em gestão da inovação mostram que organizações com políticas claras de classificação conseguem avaliar portfólios de P&D com mais consistência e reduzir conflitos entre áreas técnicas e financeiras.
Nos últimos anos, a formalização de políticas internas de capitalização de P&D tem se intensificado, impulsionada por auditorias mais rigorosas, exigências de investidores e processos de M&A. Nesse contexto, uma classificação defensável deixa de ser um exercício pontual e passa a ser parte da maturidade da governança de inovação.
