Checklist de elegibilidade e compliance: o que sua empresa precisa ter pronto

1. Dados cadastrais e societários consolidados

A base cadastral da empresa é um dos primeiros pontos validados por qualquer consultoria. Informações inconsistentes podem inviabilizar análises preliminares, impedir adesão a regimes especiais ou gerar dúvidas sobre representatividade legal. 

Uma estrutura adequada inclui: 

• Contrato social atualizado e todas as alterações documentadas; 

• Comprovação dos poderes legais de diretores, sócios e procuradores; 

• Documentos de inscrição em esferas federal, estadual e municipal compatíveis com as atividades reais; 

• Revisão de CNAEs, evitando divergência entre o que a empresa declara e o que efetivamente executa; 

• Organograma jurídico claro, especialmente em grupos empresariais com holdings, controladas e coligadas. 

Esses elementos reduzidos ao essencial permitem que o apoio especializado avance diretamente para o levantamento técnico, sem dependências administrativas. 

2. Situação fiscal e trabalhista verificada e regularizada

A regularidade fiscal é determinante para habilitação em regimes, obtenção de certidões, aprovação de compensações ou andamento de processos de revisão tributária. 

O checklist deve incluir: 

• Certidões negativas ou positivas com efeito de negativa válidas e atualizadas; 

• Relatório consolidado de parcelamentos, com status de cada acordo; 

• Comprovantes de cumprimento de obrigações acessórias e principais; 

• Mapeamento de eventuais autos de infração, litígios ou processos administrativos em curso; 

• Políticas de controle para evitar vencimentos inadvertidos e falhas de entrega de declarações. 

Empresas com governança mínima nesse aspecto possuem maior previsibilidade e evitam interrupções inesperadas durante projetos estratégicos. 

3. Qualidade da base contábil e fiscal: ponto central do checklist

Em projetos de incentivos fiscais e de automação tributária, a consistência da informação é determinante. Dados fragmentados, divergências entre escrituração e XMLs ou ausência de rastreabilidade limitam qualquer análise. 

Recomenda-se que a empresa tenha: 

• Balancetes mensais validados pela contabilidade e consistentes com o SPED; 

• ECD, ECF e EFD-Contribuições entregues em conformidade com o calendário fiscal; 

• Política de armazenamento de arquivos XML que garanta integridade e fácil consulta; 

• Controle de rateios, centros de custo e critérios de alocação de despesas; 

• Histórico das regras tributárias aplicadas (PIS, Cofins, ICMS, IPI, ISS), preferencialmente documentado. 

Com bases estruturadas, especialistas têm condições de identificar créditos não aproveitados, validar elegibilidade para incentivos e projetar impactos com mais precisão. 

4. Processos internos, fluxos decisórios e responsáveis claramente definidos

Mesmo quando a empresa possui dados organizados, a falta de clareza sobre responsáveis e fluxos gera atrasos e ineficiências. O apoio especializado depende de entrevistas com áreas diversas, revisões técnicas e integração entre departamentos. 

Um checklist robusto deve contemplar: 

• Matriz de responsáveis envolvendo fiscal, contabilidade, jurídico, tecnologia e áreas de inovação; 

• Fluxo de aprovação de investimentos, contratações, despesas e registros contábeis; 

• Procedimentos para registro de horas e atividades vinculadas a projetos de desenvolvimento tecnológico; 

• Documentação que explique como informações circulam entre ERP, sistemas satélite e áreas de negócio; 

• Coordenação centralizada do projeto para evitar comunicação fragmentada. 

Consultorias conseguem avançar mais rapidamente quando encontram processos minimamente estruturados e contatos responsáveis por cada tema. 

5. Documentação técnica, contratos e registros de projetos organizada

Para incentivos à inovação, regimes especiais ou recuperação de créditos, a capacidade de comprovação é essencial. Sem documentação adequada, muitas despesas deixam de ser elegíveis, mesmo quando a empresa possui atividades claramente enquadradas. 

Elementos recomendados para o checklist incluem: 

• Contratos com fornecedores estratégicos, especialmente aqueles ligados a tecnologia, engenharia ou pesquisa; 

• Registros que comprovem etapas de desenvolvimento, testes, integrações, customizações e melhorias; 

• Notas fiscais organizadas por projeto e classificadas por natureza da despesa; 

• Relatórios, atas internas, documentos de prototipagem, análises de viabilidade e registros técnicos; 

• Rastreabilidade entre pessoas, tarefas e entregas, incluindo organogramas funcionais. 

Essa preparação garante que o apoio especializado consiga defender elegibilidade, justificar investimentos e estruturar dossiês com segurança. 

6. Diretrizes de compliance e matriz de riscos corporativos

Consultorias especializadas precisam alinhar suas recomendações às políticas de governança e ao apetite de risco da empresa. Sem esse entendimento, surgem soluções desalinhadas ou decisões que geram desconforto interno. 

Um checklist robusto deve verificar se a empresa possui: 

• Código de conduta atualizado e acessível às equipes; 

• Políticas para relacionamento com terceiros e critérios para contratação de consultorias; 

• Registros formais de análises técnicas que embasam decisões tributárias; 

• Estrutura mínima de gestão de riscos, com identificação dos principais riscos fiscais, regulatórios e operacionais; 

• Histórico de pareceres internos e externos utilizados para decisões complexas. 

Essas diretrizes permitem que as recomendações sejam construídas com aderência à realidade corporativa. 

7. Clareza de objetivos e métricas de sucesso antes do início do projeto

Em muitos casos, a empresa busca apoio especializado sem uma definição clara de prioridades. Essa falta de direcionamento gera expectativas desalinhadas e dificulta a mensuração de resultados. 

O checklist deve incluir respostas claras para tópicos como: 

• Qual benefício se pretende alcançar: aumento de caixa, redução de custos, melhoria da governança ou preparação para auditorias? 

• Quais prazos são considerados adequados para implementação e captura de resultados? 

• Existem restrições de calendário, budget ou dedicação das equipes? 

• Quais são os indicadores internos que serão usados para avaliar o sucesso do projeto? 

• A empresa deseja criar autonomia futura ou manter uma relação contínua com especialistas externos? 

Esse alinhamento inicial é determinante para um projeto bem estruturado e para a adoção de métricas transparentes.