O acesso a benefícios fiscais voltados para pesquisa, desenvolvimento e inovação tornou-se uma ferramenta estratégica para empresas que buscam reduzir custos, ampliar competitividade e sustentar investimentos tecnológicos de longo prazo. Mesmo assim, uma parcela significativa das organizações que investem em inovação não utiliza esses incentivos, embora seja plenamente elegível. Estudos de consultorias e entidades do setor indicam que apenas entre 2% e 3% das empresas brasileiras que realizam atividades de P&D acessam de forma contínua algum tipo de incentivo fiscal. Essa baixa adesão não ocorre por falta de inovação, mas sim por entraves internos que dificultam o enquadramento adequado dos projetos.
O cenário revela um ponto importante: não basta inovar; é preciso comprovar, documentar e estruturar processos para transformar investimentos tecnológicos em benefícios fiscais efetivos.
A seguir, detalhamos os erros mais frequentes que bloqueiam o acesso a esses benefícios e como cada organização pode superá-los.
1. Inexistência de critérios claros para identificar projetos de inovação
Muitas empresas realizam atividades de pesquisa e desenvolvimento, mas não as categorizam de modo adequado. Isso faz com que iniciativas elegíveis sejam registradas como tarefas operacionais ou melhorias contínuas, o que dificulta o reconhecimento e a comprovação de seu caráter inovador.
Quando a empresa não estabelece parâmetros técnicos para definir o que constitui um projeto de inovação, perde rastreabilidade, histórico e consistência documental. O resultado é a subutilização de benefícios fiscais disponíveis.
Práticas recomendadas:
- criar um método interno de classificação de projetos com base em objetivos tecnológicos, experimentação e riscos envolvidos;
- manter um portfólio visível, atualizado e priorizado das iniciativas inovadoras;
- formalizar escopos, responsáveis, prazos e resultados esperados desde o início do desenvolvimento.
2. Documentação técnica insuficiente, dispersa ou sem padrão
A documentação é um dos principais pilares para a obtenção de benefícios fiscais. Ainda assim, muitos times técnicos produzem registros informais, fragmentados e sem estrutura narrativa que demonstre de forma clara a natureza experimental da atividade realizada.
Essa ausência de padronização leva à perda de dados relevantes sobre hipóteses, testes, metodologias e resultados intermediários, elementos fundamentais para comprovar que houve tentativa, erro e evolução técnica — requisitos essenciais nos processos de incentivos fiscais.
Consequências da falta de estrutura:
- dificuldade em responder a fiscalizações;
- limitação na compreensão cronológica da evolução técnica;
- insegurança jurídica para aplicação do benefício.
Práticas recomendadas:
- adotar templates de relatórios com metodologia, experimentos, indicadores e evidências;
- documentar etapas, mudanças de rota e aprendizados técnicos;
- armazenar documentos em repositórios organizados e acessíveis para equipes técnicas e fiscais.
3. Controles financeiros e contábeis incapazes de rastrear despesas elegíveis
O controle adequado dos gastos vinculados a cada projeto de inovação é decisivo para o uso dos benefícios fiscais. No entanto, muitas empresas falham em associar horas de trabalho, aquisição de materiais, contratação de serviços especializados e demais despesas diretamente ao projeto que deu origem àqueles gastos.
Problemas típicos incluem falta de centros de custo específicos, ausência de apontamento de horas e notas fiscais sem vinculação técnica. Essas falhas criam incertezas que limitam ou eliminam a possibilidade de abatimento fiscal.
Práticas recomendadas:
- implementar apontamento de horas com classificação por projeto;
- vincular contratos e notas fiscais aos códigos de P&D desde sua contratação;
- estruturar categorias contábeis específicas para inovação;
- revisar periodicamente os lançamentos financeiros associados a cada projeto.
4. Desconexão entre as áreas técnicas, contábeis e fiscais
O processo de obtenção de benefícios fiscais depende de informações que circulam entre diversas áreas. Quando engenharia, inovação, contabilidade e fiscal atuam sem alinhamento, aumenta a probabilidade de perdas documentais, inconsistências ou até mesmo exclusão de projetos que poderiam ser enquadrados.
Essa falta de integração resulta em processos reativos, em que a área fiscal só toma conhecimento dos projetos quando já estão concluídos, reduzindo drasticamente a capacidade de comprovação e enquadramento.
Práticas recomendadas:
- criar um modelo de governança com reuniões periódicas entre áreas;
- incluir a equipe fiscal no planejamento dos projetos;
- estabelecer checkpoints ao longo do ano para avaliar elegibilidade e documentação.
5. Interpretação limitada dos requisitos legais e regulatórios
A legislação que regulamenta incentivos fiscais à inovação contém critérios técnicos, conceituais e procedimentais que devem ser observados. Muitas empresas deixam de acessar o benefício por insegurança jurídica ou por acreditarem, erroneamente, que não realizam atividades inovadoras suficientes.
Esse desconhecimento leva a duas situações prejudiciais: empresas que não utilizam o incentivo por falta de orientação e empresas que utilizam de forma conservadora, gerando economia tributária inferior ao possível.
Práticas recomendadas:
- mapear os requisitos legais aplicáveis aos tipos de atividade desenvolvidas;
- capacitar internamente equipes técnicas e contábeis;
- realizar auditorias internas periódicas ou contar com consultorias especializadas.
6. Falta de governança estruturada para inovação e incentivos fiscais
A governança é o elemento que sustenta a continuidade e a confiabilidade do processo. Empresas sem políticas claras de inovação, fluxos documentais definidos e responsabilidades atribuídas enfrentam dificuldades para manter processos consistentes ao longo dos anos.
Sem governança, o conhecimento fica concentrado em poucas pessoas e pode se perder em trocas de equipe, além de dificultar a evolução e a escalabilidade do uso dos benefícios.
Práticas recomendadas:
- criar políticas internas para gestão de P&D e incentivos;
- definir responsabilidades técnicas, financeiras e fiscais;
- monitorar indicadores como investimento em inovação, número de projetos elegíveis e economia fiscal obtida;
- revisar esses indicadores anualmente para promover melhorias.
Empresas que investem em inovação frequentemente têm acesso potencial a benefícios fiscais que podem reduzir custos e ampliar a competitividade, mas a realidade mostra que muitas deixam esses recursos disponíveis sem utilização. Os erros mais comuns estão relacionados à ausência de processos claros, documentação adequada, integração interna e governança consistente.
Ao corrigir essas falhas, a organização aumenta sua capacidade de comprovar suas atividades de P&D, utiliza os benefícios com segurança e transforma a inovação em um vetor ainda mais robusto de desenvolvimento e eficiência tributária.
